Warum eine neue OSC-TT-App?

In einem Sportverein oder einer Abteilung eines größeren Vereins gibt es viele organisatorische Aufgaben. Je mehr Mitglieder gemeinsam ihren Sport betreiben, desto mehr muss man bei der Kommunikation und der Terminplanung differenzieren und desto mehr Daten fallen für diverse andere Systeme an, die es zu pflegen gilt.

Hier einige Beispiele:

• Bisher wurden von der Geschäftsstelle regelmäßig Mitgliederlisten zur Verfügung gestellt, mit denen Mailverteiler erzeugt oder Daten mit dem Berliner Tisch-Tennis Verband (BeTTV) abgeglichen werden mussten – ohne IT-Schnittstelle.
• Mannschaftsaufstellungen und Spieltermine wurden per Hand in ein Tool zur Organisation des Spielbetriebs eingepflegt, da entsprechende Schnittstellen nicht zur Verfügung standen.
• Unser Kassenwart erhält zu unterschiedlichen Zeiten in unterschiedlicher Form Abrechnungen für Trainertätigkeiten und Auslagen. Diese Dokumente wurden mit großer manueller Arbeit für die Geschäftsstelle aufbereitet, um das Verbuchen auf die Abteilungskonten zu ermöglichen.

Bisher wurde also viel Zeit von Ehrenamtlichen unserer Abteilung investiert, um das Vereinsleben für die Mitglieder so angenehm wie möglich zu gestalten. Diesen Zeitaufwand zu reduzieren, sah der Vorstand deshalb als eine wichtige Aufgabe an. Er hat sich zunächst mehrere Anwendungen für Vereine angesehen, die natürlich unterschiedliche Schwerpunkte haben, konnte aber leider keine Anwendung finden, die unseren manuellen Aufwand in allen oder zumindest den meisten Punkten erheblich geschmälert hätte.

Unsere Lösung

Michael Loell beschäftigte sich daraufhin mit den neuesten Trends in Softwareentwicklung und entwickelte in Zusammenarbeit mit weiteren Mitgliedern der Abteilung eine App, die viele Aufgaben zentral zusammenfasst.

Die App ist lauffähig auf PC, Android und iOS bzw. generell im Web. Jedes Mitglied kann Zugang zur App erhalten und rollenbasiert Daten sehen und Funktionen ausführen. Es gibt auch eine Vertretungslösung, so dass Erziehungsberechtige oder Personen mit Vormundschaft Zugang zur App erhalten und die Funktionen für die Mitglieder ausführen können.

Dabei wurde Wert auf Datenschutz gelegt und die Vorschriften der DSGVO beachtet. Jedes Mitglied sieht genau, welche seiner persönlichen Daten gespeichert sind, und erhält auch nur Zugang zu den Daten, die für seine Rolle und Funktion im Verein unbedingt notwendig sind. Die Daten werden bei Kündigung aus der App entfernt, man kann Daten exportieren und auch verlangen, dass bestimmte Daten nicht gespeichert werden. Mitglieder mit mehr Rechten und größerem Datenzugang müssen ihre Anmeldung in der App mit einem 2. Faktor bestätigen.

Hier eine Auflistung der Grundfunktionen der App:

• Mitgliederliste mit Kommunikationsdaten für Rundmails
• Freie Gruppenzuordnungen von Mitgliedern für gezielte Rundmails und Zusammenarbeit in Gruppen (z.B. Trainingsgruppe, Mannschaft, Altersgruppe, Vorstand usw.)
• Termine mit optionaler Einladungs- und Zusage-/Absage-Logik, Serientermine
• Belegungsplan der Vereinsstandorte
• Chats für Gruppen und Terminteilnehmer
• Erfassung von Tätigkeiten und Auslagen zur Abrechnung durch den Kassenwart
• Spezielle Anzeigen für die Organisation des Spielbetriebs
• Liveticker
• Durchführung von Tischtennis-Turnieren
• Erfassung von Sammelbestellungen für Sportbekleidung
• Benachrichtigungen und automatische Mails bei definierten Ereignissen

Eine vollständige Beschreibung aller Möglichkeiten der App würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Es sollte aber noch erwähnt werden, dass die wichtigsten Daten (Mitgliederliste OSC, Spielerliste BeTTV, Spielplan BeTTV) über intelligente Schnittstellen in das System importiert werden können. Generell lassen sich auch alle Daten exportieren. Und: Bei Einladungen zu Terminen gibt es in den Einladungsmails Links, mit denen man zusagen oder absagen kann.

Ein weiterer Vorteil dieser App ist darin zu sehen, dass wir ohne Diskussionen mit Herstellern die Funktionen jederzeit ändern und erweitern können. Wir haben volle Kontrolle über Daten und die Funktionalität.

Die App muss nicht zwangsläufig von allen Mitgliedern genutzt werden, sie wird allerdings allen Mitgliedern zur Nutzung dringend empfohlen.

Hier vier Screenshots als Anwendungsbeispiele:

 

 

 

 

 

 

 

 

ml